POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Aplicación móvil Foro Energético ANDEG

1. Identificación del responsable del tratamiento

IDO, en adelante “IDO”, es la empresa responsable de decidir sobre la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, conservación y eliminación de los datos personales tratados mediante la aplicación móvil Foro Energético ANDEG, en adelante la “Aplicación”.]

Para efectos de consultas, reclamos, actualización, corrección, revocación de autorizaciones y eliminación de datos personales, IDO ha dispuesto el siguiente canal, operado por su partner tecnológico:

Correo electrónico: john@2brainstudio.com
Asunto recomendado: Protección de datos – App Foro Energético ANDEG

Las solicitudes recibidas en este canal serán atendidas por 2brains por cuenta de IDO y de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento.

2. Participación de 2brains

2brains es el partner tecnológico encargado del diseño, desarrollo, soporte, mantenimiento y operación técnica de la Aplicación.

En relación con los datos personales tratados por medio de la Aplicación, 2brains actuará como encargado del tratamiento, procesando la información por cuenta de IDO y exclusivamente de acuerdo con:

Las instrucciones impartidas por IDO.
Las finalidades descritas en esta Política.
Los acuerdos celebrados entre IDO y 2brains.
La legislación colombiana sobre protección de datos personales.
Los requisitos aplicables de las tiendas de aplicaciones.

2brains también podrá atender las solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos de los titulares, incluyendo consultas, actualizaciones, correcciones, reclamos, solicitudes de eliminación de cuenta y revocaciones de autorización.

La atención de estas solicitudes por parte de 2brains no modifica la calidad de IDO como responsable del tratamiento.

2brains no utilizará los datos personales para finalidades comerciales propias, publicidad de terceros, venta de información, creación de bases de datos independientes ni actividades diferentes a la operación tecnológica de la Aplicación.

3. Alcance

Esta Política se aplica a las personas que:

Descarguen, instalen o utilicen la Aplicación.
Se registren o inicien sesión.
Participen en el Foro Energético ANDEG.
Creen un perfil dentro de la Aplicación.
Utilicen las funciones de networking.
Utilicen el chat o sistema de mensajería.
Carguen una fotografía de perfil.
Utilicen un código QR o acreditación digital.
Consulten la agenda y los contenidos del evento.
Se comuniquen con el equipo de soporte.

El tratamiento de los datos personales se realizará de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

4. Datos personales recopilados

Dependiendo de las funciones utilizadas, la Aplicación podrá recopilar las siguientes categorías de información.

4.1. Datos de identificación y registro

Nombres y apellidos.
Correo electrónico.
Número de teléfono.
Ciudad y país.
Empresa u organización.
Cargo, profesión o sector económico.
Información relacionada con la inscripción al evento.

4.2. Datos de la cuenta

Identificador interno del usuario.
Credenciales o mecanismos de autenticación.
Estado de la cuenta.
Fecha de creación.
Fecha y hora del último acceso.
Preferencias configuradas dentro de la Aplicación.

Las contraseñas, cuando sean utilizadas, se almacenarán mediante mecanismos seguros de cifrado o resumen criptográfico y no como texto legible.

4.3. Fotografía y perfil

La Aplicación podrá permitir que el usuario cargue o tome una fotografía para:

Personalizar su perfil.
Facilitar su identificación durante el evento.
Mostrarla en las funciones de networking.

La fotografía será visible para otros participantes únicamente cuando la configuración de la Aplicación así lo indique o cuando el usuario habilite voluntariamente su perfil de networking.

El acceso a la cámara o a las fotografías del dispositivo se solicitará únicamente cuando el usuario decida tomar, seleccionar, cargar o modificar una imagen.

La Aplicación no utilizará la fotografía para reconocimiento facial ni para crear datos biométricos de identificación.

4.4. Código QR y acreditación

La Aplicación podrá generar, almacenar o mostrar:

Código QR personal.
Identificador de inscripción.
Registros de ingreso.
Fecha y hora de lectura del código.
Punto o actividad en la que fue leído.

El código QR podrá contener un identificador técnico que permita consultar la información necesaria para validar la acreditación sin exponer públicamente todos los datos personales del participante.

El código QR es personal e intransferible. El usuario deberá evitar compartirlo con terceros.

4.5. Networking y contactos

Cuando el usuario habilite voluntariamente las funciones de networking, podrán tratarse los siguientes datos:

Fotografía.
Sector profesional.
Intereses profesionales.
Biografía o descripción.
Datos de contacto que el usuario decida compartir.
Solicitudes de conexión enviadas y recibidas.
Lista de contactos creada dentro de la Aplicación.

La Aplicación no accederá automáticamente a la libreta de contactos del teléfono.

Los datos personales de contacto, como correo electrónico o teléfono, no deberán mostrarse públicamente por defecto. Su divulgación dependerá de una acción voluntaria del usuario o de la configuración que este seleccione.

4.6. Chat y contenido generado por los usuarios

La función de chat podrá tratar:

Contenido de los mensajes.
Identidad del remitente y destinatario.
Fecha y hora de envío.
Estado de entrega o lectura.
Imágenes o archivos compartidos, cuando esta función esté habilitada.
Usuarios bloqueados.
Reportes de contenido.
Registros de moderación y soporte.

Los mensajes estarán disponibles para las personas que participen en cada conversación.

El personal autorizado de IDO o 2brains únicamente podrá acceder a los mensajes cuando sea necesario para:

Atender una denuncia o reporte.
Investigar posibles abusos.
Resolver una falla técnica.
Proteger la seguridad de los usuarios.
Prevenir fraude o suplantación.
Cumplir una obligación legal.
Atender una orden de autoridad competente.

4.7. Información técnica y de seguridad

Para operar, proteger y mejorar la Aplicación podrán recopilarse:

Dirección IP.
Tipo de dispositivo.
Sistema operativo.
Versión de la Aplicación.
Fecha y hora de acceso.
Registros de errores.
Información de diagnóstico.
Información de rendimiento.
Intentos de acceso o autenticación.
Identificadores técnicos de sesión.
Token de notificaciones, cuando el usuario habilite esta función.

Esta información no será utilizada para publicidad comportamental ni para rastrear al usuario entre aplicaciones o servicios de terceros.

5. Datos que no se recopilan

Salvo que una nueva función sea informada previamente y autorizada cuando corresponda, la Aplicación no está diseñada para recopilar:

Ubicación precisa o permanente.
Información financiera o datos de tarjetas.
Información médica.
Datos biométricos.
Reconocimiento facial.
Grabaciones de voz.
Historial de navegación externo.
Lista de aplicaciones instaladas.
Identificadores publicitarios para seguimiento.
Libreta de contactos del dispositivo.
Información sobre origen étnico.
Creencias religiosas.
Orientación política.
Orientación sexual.
Afiliación sindical.

6. Finalidades del tratamiento

IDO podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:

Crear y administrar la cuenta del usuario.
Autenticar el acceso a la Aplicación.
Validar la inscripción y participación en el evento.
Generar y verificar la acreditación digital.
Generar, mostrar y validar el código QR.
Controlar el ingreso a espacios, sesiones o actividades.
Mostrar la agenda, conferencistas, patrocinadores y contenidos del evento.
Permitir al usuario guardar o personalizar actividades.
Habilitar perfiles profesionales y funciones de networking.
Facilitar solicitudes de conexión entre participantes.
Permitir el intercambio voluntario de información de contacto.
Prestar el servicio de chat o mensajería.
Enviar recordatorios y avisos operativos.
Informar cambios en la agenda o programación.
Enviar notificaciones al dispositivo cuando el usuario haya concedido el permiso correspondiente.
Atender solicitudes de soporte.
Atender consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con datos personales.
Prevenir accesos no autorizados, suplantaciones y fraude.
Detectar usos indebidos del código QR.
Moderar contenido y proteger a los usuarios.
Investigar reportes relacionados con el chat o networking.
Diagnosticar errores y mantener la disponibilidad de la Aplicación.
Mejorar el rendimiento y la seguridad de los servicios.
Elaborar estadísticas agregadas o anonimizadas sobre el uso de la Aplicación y la participación en el evento.
Cumplir obligaciones legales, contractuales, administrativas o judiciales.
Atender requerimientos de autoridades competentes.

Los datos no serán utilizados para publicidad de terceros ni serán entregados a patrocinadores para campañas comerciales propias sin una autorización previa, expresa, informada y separada del usuario.

7. Perfiles visibles y networking

Al habilitar el networking, el usuario entiende que algunos datos de su perfil profesional podrán ser visibles para otros participantes registrados.

La Aplicación indicará cuáles campos serán visibles antes de publicar el perfil.

El usuario podrá:

Modificar su información.
Ocultar su perfil.
Desactivar el networking.
Rechazar solicitudes de conexión.
Eliminar contactos.
Bloquear otros usuarios.
Reportar comportamientos o contenidos.

La visibilidad del perfil no autoriza a otros participantes a:

Extraer información de manera masiva.
Crear bases de datos externas.
Enviar comunicaciones comerciales no solicitadas.
Compartir los datos con terceros.
Utilizar la información para acoso, fraude o discriminación.
Usar los datos para finalidades diferentes al networking profesional relacionado con el evento.

IDO podrá limitar, suspender o retirar el acceso a estas funciones cuando detecte un uso contrario a esta Política, a las reglas del evento o a la legislación aplicable.

8. Autorización y consentimiento

El tratamiento de los datos personales se realizará con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas en la ley.

La autorización podrá obtenerse mediante:

Una casilla de aceptación durante el registro.
La aceptación dentro de la Aplicación.
La configuración voluntaria del perfil.
La activación de una función específica.
La autorización otorgada durante la inscripción al evento.
Cualquier mecanismo electrónico que permita conservar evidencia de la decisión del usuario.

La aceptación general de esta Política no sustituirá las autorizaciones específicas que puedan requerirse para:

Publicar el perfil en el networking.
Compartir información de contacto.
Acceder a la cámara.
Acceder a fotografías o archivos.
Enviar notificaciones.
Enviar comunicaciones comerciales.
Compartir información con patrocinadores o terceros para finalidades propias.

El usuario podrá negar o retirar los permisos opcionales sin perder el acceso a las funciones principales de agenda y contenidos, salvo cuando el permiso sea indispensable para utilizar una función específica.

9. Permisos del dispositivo

La Aplicación podrá solicitar los siguientes permisos.

Cámara

Para tomar una fotografía de perfil o escanear códigos QR cuando esta función esté habilitada.

Fotografías o archivos

Para seleccionar y cargar una fotografía de perfil o un archivo que el usuario decida compartir.

Siempre que sea técnicamente posible, se utilizará el selector de archivos o fotografías del sistema en lugar de solicitar acceso completo a la galería.

Notificaciones

Para enviar recordatorios, cambios de agenda, avisos operativos e información relacionada con el evento.

El usuario podrá retirar estos permisos desde la configuración de su dispositivo.

La revocación de un permiso impedirá el uso de la función correspondiente, pero no afectará el tratamiento realizado legítimamente antes de su revocación.

10. Reglas de uso, reportes y moderación

Los usuarios no podrán utilizar el chat, el perfil o las demás funciones para publicar, almacenar o transmitir contenido:

Sexual o explícito.
Que promueva violencia o acoso.
Que vulnere derechos de autor o marcas.
Que afecte la privacidad de terceros.
Que incluya datos personales de terceros sin autorización.
Que contenga software malicioso.
Que constituya spam.
Que intente suplantar a otra persona.
Que busque obtener información mediante engaño.

La Aplicación podrá ofrecer mecanismos para:

Reportar contenido.
Reportar usuarios.
Bloquear usuarios.
Eliminar conversaciones.
Solicitar soporte.

IDO, con el apoyo operativo de 2brains, podrá revisar reportes, retirar contenidos, limitar funciones, suspender cuentas o conservar evidencia cuando sea necesario para investigar un incidente.

11. Circulación y destinatarios de los datos

Los datos personales podrán ser conocidos, dentro de los límites necesarios, por:

Personal autorizado de IDO.
Personal autorizado de 2brains.
Personal autorizado de la organización del evento.
Proveedores de infraestructura tecnológica.
Proveedores de alojamiento y almacenamiento.
Proveedores de bases de datos.
Proveedores de correo electrónico.
Proveedores de notificaciones.
Proveedores de seguridad y diagnóstico.
Operadores logísticos o de acreditación.
Autoridades administrativas, judiciales o de control.
Otros participantes, respecto de la información que el usuario decida hacer visible o compartir.

Los proveedores deberán utilizar la información exclusivamente para prestar los servicios contratados y deberán aplicar medidas adecuadas de confidencialidad y seguridad.

IDO y 2brains no venderán, arrendarán ni comercializarán los datos personales.

Los patrocinadores no recibirán información individual de los participantes para realizar campañas comerciales, salvo que el titular haya otorgado una autorización previa, expresa y separada o que haya compartido voluntariamente sus datos mediante una interacción claramente identificada.

12. Transmisión y almacenamiento internacional

Algunos proveedores tecnológicos podrán operar infraestructura ubicada fuera de Colombia.

En estos casos, la información podrá ser almacenada o procesada internacionalmente bajo la figura legal correspondiente.

IDO y 2brains procurarán que estos proveedores:

Mantengan medidas adecuadas de seguridad.
Procesen la información únicamente para prestar el servicio contratado.
Protejan la confidencialidad de los datos.
Informen posibles incidentes de seguridad.
Eliminen o devuelvan los datos al finalizar el servicio.
Cumplan las condiciones exigidas por la legislación aplicable.

13. Conservación de la información

Como política general:

Los datos de cuenta, perfil y networking podrán conservarse durante la operación de la Aplicación y hasta doce meses después de finalizado el evento.
Los mensajes podrán conservarse durante la operación de la Aplicación y hasta doce meses después de finalizado el evento.
Los registros de acreditación y lectura de códigos QR podrán conservarse hasta doce meses después del evento.
Los registros técnicos y de seguridad podrán conservarse hasta doce meses.
Las copias de respaldo podrán tardar hasta noventa días adicionales en ser eliminadas.
Los datos relacionados con consultas y reclamaciones podrán conservarse mientras sean necesarios para demostrar su atención.
Los datos sujetos a obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, administrativas o judiciales se conservarán durante el plazo exigido por la norma aplicable.

Los mensajes o registros asociados con reportes de abuso podrán conservarse durante el tiempo necesario para investigar el caso, proteger a los usuarios o atender una actuación legal.

Finalizados los periodos de conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o agregados de manera que no permitan identificar al usuario.

14. Eliminación de la cuenta

El usuario podrá solicitar la eliminación de su cuenta y de los datos personales asociados mediante:

La opción Configuración > Cuenta > Eliminar cuenta, disponible dentro de la Aplicación.
La página web externa de eliminación de cuentas publicada para la Aplicación.
Una solicitud enviada a john@2brainstudio.com.

El asunto recomendado es:

Eliminación de cuenta – App Foro Energético ANDEG

La eliminación de la cuenta no será sustituida por una simple suspensión o desactivación.

Antes de procesar la solicitud, IDO o 2brains podrán verificar la identidad del solicitante para prevenir eliminaciones fraudulentas.

Una vez validada la solicitud:

La cuenta será eliminada o anonimizada.
Los datos del perfil serán eliminados.
La información de networking será eliminada.
El código QR será invalidado.
Los datos serán eliminados de los sistemas activos.
Los mensajes serán eliminados o anonimizados cuando sea técnica y legalmente procedente.
La información desaparecerá gradualmente de las copias de respaldo dentro del periodo informado.

Podrá conservarse información mínima cuando exista:

Una obligación legal.
Una investigación de seguridad.
Un reclamo pendiente.
Una orden de autoridad.
La necesidad de prevenir fraude.
La necesidad de proteger los derechos de otros usuarios.

En estos casos, la información quedará restringida y no será utilizada para otras finalidades.

15. Derechos de los titulares

Los titulares de los datos personales podrán:

Conocer sus datos.
Consultar la información almacenada.
Actualizar sus datos.
Rectificar información incorrecta.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Solicitar información sobre el uso dado a sus datos.
Acceder gratuitamente a su información.
Solicitar la supresión de sus datos.
Revocar la autorización cuando sea procedente.
Retirar permisos opcionales.
Presentar consultas y reclamos.
Solicitar la eliminación de su cuenta.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente ante el responsable.
Abstenerse de responder preguntas relacionadas con datos sensibles.

16. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes relacionadas con datos personales podrán enviarse a:

Correo electrónico: john@2brainstudio.com
Asunto recomendado: Protección de datos – App Foro Energético ANDEG

2brains recibirá y gestionará estas solicitudes como partner tecnológico y encargado del tratamiento por cuenta de IDO.

La solicitud deberá incluir, cuando sea necesario:

Nombre completo.
Tipo y número de identificación.
Correo asociado a la cuenta.
Descripción clara de la solicitud.
Información necesaria para localizar los datos.
Documentos que acrediten la representación cuando actúe un tercero.
Medio por el cual desea recibir la respuesta.

Las consultas serán atendidas dentro de los diez días hábiles siguientes a su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de este plazo, se informará el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no deberá superar los cinco días hábiles adicionales.

Los reclamos serán atendidos dentro de los quince días hábiles siguientes a su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de este plazo, se informará el motivo y la nueva fecha de respuesta, que no deberá superar los ocho días hábiles adicionales.

Cuando la solicitud esté incompleta, se requerirá al interesado para que aporte la información necesaria dentro de los términos establecidos por la legislación aplicable.

17. Seguridad de la información

IDO y 2brains implementarán medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables para proteger los datos contra pérdida, alteración, acceso, divulgación, uso o destrucción no autorizados.

Estas medidas podrán incluir:

Comunicaciones cifradas.
Controles de acceso.
Gestión segura de credenciales.
Restricciones de acceso por roles.
Registro de accesos administrativos.
Copias de seguridad.
Actualizaciones de seguridad.
Protección de bases de datos.
Separación de ambientes.
Monitoreo de eventos de seguridad.
Acuerdos de confidencialidad.
Procedimientos de respuesta a incidentes.

Ningún sistema es completamente invulnerable.

Si se presenta un incidente que pueda afectar de manera relevante los derechos de los titulares, IDO y 2brains adoptarán las medidas de contención, investigación, corrección y notificación que correspondan.

18. Responsabilidades de los usuarios

El usuario es responsable de:

Proporcionar información veraz.
Mantener sus datos actualizados.
Proteger sus credenciales.
No compartir su código QR.
No permitir que terceros utilicen su cuenta.
Configurar la visibilidad de su perfil.
Evitar compartir información confidencial mediante el chat.
Respetar la privacidad de otros participantes.
Informar posibles accesos no autorizados.
Cumplir las reglas del evento y de la Aplicación.

19. Menores de edad

La Aplicación está dirigida principalmente a participantes adultos de un evento profesional y no ha sido diseñada específicamente para niños, niñas o adolescentes.

Cuando excepcionalmente un menor participe en el evento, el tratamiento de sus datos deberá contar con la autorización de su padre, madre o representante legal y respetar el interés superior del menor.

Los menores no deberán habilitar funciones públicas de networking o chat sin la supervisión y autorización correspondientes.

20. Comunicaciones operativas y comerciales

Las comunicaciones indispensables para prestar el servicio, como avisos relacionados con acreditación, agenda, seguridad, soporte o cambios operativos, no se consideran publicidad.

El envío de promociones, invitaciones a futuros eventos, información comercial o comunicaciones de patrocinadores requerirá una autorización separada cuando así lo exija la ley.

El usuario podrá retirar su consentimiento para comunicaciones comerciales sin perder el acceso a la Aplicación ni a sus funciones principales.

21. Servicios y enlaces externos

La Aplicación podrá incluir enlaces a sitios web o servicios de:

Organizadores del evento.
Plataformas de inscripción.
Otros terceros relacionados con el evento.

Cuando el usuario acceda a un servicio externo, el tratamiento de sus datos estará sujeto a la política de privacidad del tercero correspondiente.

IDO y 2brains no serán responsables por las prácticas de privacidad de servicios externos que no controlen.

22. Cambios en la Política

IDO podrá actualizar esta Política cuando:

Cambien las funciones de la Aplicación.
Se incorporen nuevos proveedores.
Cambien las finalidades del tratamiento.
Se modifique la legislación aplicable.
Sea necesario reforzar la seguridad y privacidad de los usuarios.

Los cambios sustanciales serán informados mediante la Aplicación, correo electrónico o los canales oficiales del evento antes de su entrada en vigor, cuando corresponda.

Cuando una modificación implique una nueva finalidad incompatible con la autorización otorgada inicialmente, se solicitará una nueva autorización.

23. Aceptación

Al registrarse y marcar la casilla correspondiente, el usuario declara que:

Ha leído esta Política.
Comprende qué información se recopila.
Conoce las finalidades del tratamiento.
Conoce sus derechos.
Conoce los canales para ejercerlos.
Autoriza el tratamiento de sus datos para las finalidades informadas.
Entiende que determinadas funciones opcionales requieren permisos o autorizaciones adicionales.

La fecha, hora, versión de la Política y evidencia de aceptación podrán conservarse para demostrar la autorización otorgada.

INFORMACIÓN PARA LA ELIMINACIÓN DE CUENTA

Los usuarios pueden solicitar la eliminación de su cuenta desde la Aplicación o escribiendo a:

Correo: john@2brainstudio.com
Asunto: Eliminación de cuenta – App Foro Energético ANDEG

La solicitud será atendida por 2brains por cuenta de IDO.

La eliminación incluirá los datos de cuenta, perfil, networking y acreditación, salvo aquella información que deba conservarse por obligaciones legales, investigaciones de seguridad, prevención de fraude o reclamaciones pendientes.